Alanavigaatio ja haku
Hae sivustolta
Sisältö
Mitä asiakirjoja maatilalla tulee säilyttää?
22.1.2008
Maataloustukien ehdot sekä vuonna 2007 voimaan astunut alkutuotantoasetus vaativat lukuisien asiakirjojen säilyttämistä maatilalla.
Oheiseen taulukkoon on koottu yhteenveto niistä maatalouteen liittyvistä asiakirjoista, joiden säilyttäminen on välttämätöntä.
Tiedot on saatu eri viranomaislähteistä (ELY-keskukset, Evira).
Tiedot on päivitetty 23.2.2010
| Asiakirja | Vaadittava säilytysaika |
| Maatilan ympäristönhoito-ohjelma vuosilta 1995-1999 | Ei tarvitse säilyttää. |
| Tukihakemukset - eläin- ja peltotuet - investointituet | Voidaan säilyttää verokirjanpitoa varten, mutta muusta syystä säilyttäminen ei ole pakollista. Kunnan maaseutuelinkeinoviranomainen säilyttää hakemukset 10 vuoden ajan (ei investointitukien hakemuksia). |
| Tarkastuspöytäkirjat | Säilyttäminen ei ole pakollista, mutta huomaa, että tarkastuspöytäkirjoja voidaan tarvita valituksen yhteydessä. Kts. seuraava kohta. |
| Päätökset tukien maksusta | Voidaan säilyttää verokirjanpitoa varten, mutta säilyttäminen ei ole pakollista. Muista että jos valittaa päätöksestä, se on tehtävä 30 vrk:n kuluessa tiedoksisaannista. |
| Tuettuihin investointeihin liittyvät tositteet, kilpailuttamisasiakirjat ja siihen liittyvät puhelinmuistiot | Aiempien päätösten osalta säilyttämisessä tarvitsee huomioida vain verokirjanpidon vaatimukset. Vuonna 2008 ja siitä eteenpäin myönnettyjen investointitukien tositteet tulee säilyttää 13 vuotta. |
| Lohkokirjanpito peltoviljelystä, viljelysuunnitelmat, viljavuusanalyysitiedot ja muut ympäristötuen ehtoihin liittyvät asiakirjat | Sitoumuskausi + 3 vuotta (eli 8 vuotta sitoumuskauden alkamisesta). Tänä vuonna (2010) on löydyttävä asiakirjat 1.5.2003 lähtien, mikäli sitoutunut 1.5.2003-30.4.2008. Vuonna 2007 päättyneen sitoumuskauden asiakirjat saa hävittää 30.4.2010. |
| Siementen, lannoitteiden, kalkitusaineiden ja rehujen vakuustodistukset | Tosite sertifioidun siemenen hankinnasta on hyvä säilyttää tiettyjen lajien, esimerkiksi rypsin osalta energiatuen ja non food -kasvien tuen vuoksi sekä perunan kansallisen tuen vuoksi. Muuten riittää tarkka lohkokirjanpito. Rehujen vakuustodistuksia ei tarvitse säilyttää, mutta tieto käytetyn rehun nimestä ja valmistajasta on säilytettävä 2 vuotta. Kts. alkutuotantoasetuksen vaatimukset. |
| Erityisympäristötukiin liittyvät asiakirjat | Erityisympäristötuen asiakirjat on säilytettävä sopimuskausi + 3 vuotta (yleensä siis 8 vuotta sopimuksen alkamisesta). Myös luomuvalvontapöytäkirjat on myös hyvä säilyttää sopimuskauden ajan. |
| Nautaeläinluettelo | Kalenterivuosi + 3 vuotta. Tänä vuonna (2010) on löydyttävä nautaeläinluettelot vuoden 2007 alusta lähtien. Nautaeläinluettelossa on maininta siitä päivämäärästä, johon saakka se on säilytettävä. |
| Vesitutkimus käyttövedestä | Näytteenotto on tehtävä vähintään 3 vuoden välein. Tutkimustulos on säilytettävä 10 vuotta. |
| Alkutuotantoasetuksen vaatimukset | Lypsykone on testattava vähintään 3 vuoden välein. Lypsykoneen testauspöytäkirja tai todistus testauksesta säilytetään vähintään 10 vuotta. Vähintään 5 vuotta on säilytettävä seuraavat tiedot. Tiedot voivat olla vero- tai muun kirjanpidon yhteydessä. a) eläinlajeille ja -ryhmille syötetyt rehut mukaan lukien itse tuotetut rehut b) eläinlääkkeet ja muut eläimelle annetut hoidot, hoitojen päivämäärät ja varoajat Vähintään 2 vuotta on säilytettävä seuraavat tiedot. Tiedot voivat olla vero- tai muun kirjanpidon yhteydessä. a) sellaisten tautien esiintyminen, jotka voivat vaikuttaa eläimistä, kasveista tai sienistä saatavien elintarvikkeiden turvallisuuteen b) kasvinsuojeluaineiden ja biosidien käyttö c) eläimistä, kasveista ja sienistä otetut näytteet ja muut diagnostisiin tarkoituksiin otetut näytteet, joilla on merkitystä elintarviketurvallisuuden kannalta d) selvitykset eläinten ja alkutuotannon tuotteiden tutkimuksista ja tarkastuksista e) tiedot eläimistä ja alkutuotannon tuotteista f) havainnot sellaisista ympäristö- ja muista tekijöistä, jotka voivat vaikuttaa haitallisesti |