Kunnalta lähtevä tarjouspyyntö on hankintaprosessin tärkein vaihe. Siinä kunnan tulee määritellä tarkasti mm. seuraavat asiat:

• mitä palvelua halutaan ostaa
• mitkä kriteerit tarjousten on täytettävä
• millaista osaamista palveluntuottajilta vaaditaan
• millaisia laatujärjestelmiä edellytetään
• mitä asiakirjoja ehdokkaan tulee liittää tarjoukseen
• taloudellisten edellytysten tai osaamisensa takaamiseksi.

Arviointiperusteet tulisi luetella tärkeysjärjestyksessä. Kiellettyjä arviointiperusteita ovat esim. kotimaisuus, kotikunta tai verotulojen lisääminen. Tarjouspyyntöä ei ole yleensä mahdollista muuttaa hankintaprosessin edetessä.

Tarkkana tarjouksen laadinnassa

Tarjousajan päätyttyä kunta pitää tarjousten avaustilaisuuden. Tarvittaessa voidaan käydä selventäviä keskusteluja tarjouksen tekijöiden kanssa.

Jos tarjous ei ole tarjouspyynnön kriteerien mukainen, tarjous voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Kriteerejä voivat olla muodolliset (esim. määräajat tai tarvittava koulutustausta) tai sisällölliset vaatimukset (esim. tekniset määritelmät).

Tarjouksista on valittava joko hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, sen perusteella kumpi on ilmoitettu ennalta valintaperustaksi. Hankintapäätös on annettava tiedoksi kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille tarjoajille muutoksenhakuosoituksineen.

Tarjouskilpailun voittaneen yrityksen kanssa tulee laatia kirjallinen hankintasopimus. Sopimukseen kirjataan tarjouspyynnössä ja tarjouksessa esitetyt asiat tai nämä asiakirjat laitetaan sopimuksen liitteeksi. Samalla keskeiset sopimuksenaikaiset yhteistyön muodot ja menetelmät tulee kirjata sopimukseen.

Esimerkkejä sopimuksenaikaisesta yhteistyöstä ja toimenpiteistä:

• raportointimenettelyt ja dokumentointi (miten palvelua toteutetaan ja seurataan)
• reklamaatiot - valitusten käsittely (miten/kenelle valitukset soitetaan, miten korjaavia toimenpiteitä seurataan)
• palvelutuotannon arviointi ja kehittäminen, esim.
  hankkijan tarkastuskäynnit ja vierailut tuotantoyksiköissä
• Asiakastyytyväisyysmittaukset (hankkijan, tuottajan mittaukset ja näiden yhteensovittaminen)
  yhteiset arviointi- ja kehittämiskeskustelut (hankkija - tuottaja - loppukäyttäjä - omaiset)
• arviointitulosten ja seurantapalautteen raportointi ja hyödyntäminen (raportointi esim. asiakkaille ja päättäjille).

Hankinta-asiakirjat, kuten saapuneet tarjoukset, tulevat julkisiksi sen jälkeen kun hankintapäätös on tehty. Esim. tarjoushinnat eivät ole koskaan liike- tai ammattisalaisuuksia.