Oiva - Usein kysytyt kysymykset

Päivitetty 29.3.2021

Tämä on Oiva-ohjeistus luottamus-ja toimihenkilöille, jotka työskentelevät jäsenasioiden parissa. Voit hypätä haluamaasi osioon alla olevista linkeistä.

Jäsenen kirjautuminen löytyy täältä.

 

USEIN KYSYTYT KYSYMYKSET

Jäsenvastaaville on koottu käyttöohje ja koulutustallenteet

Yleistä
Jäsenrekisteri
Laskutus
Integraatiot
Uudet palvelut


Yleistä

Mitä hyötyä uudesta järjestelmästä on

Jäsenrekisteripalveluiden uudistaminen nykyaikaisiksi jäsenpalveluiksi on toiminnallisesti, taloudellisesti ja järjestöuudistuksen kannalta tärkeää. Järjestelmä rakennetaan helppokäyttöiseksi, luotettavaksi ja nopeaksie

Nykyisellä kustannustasolla saavutetaan huomattavan paljon laajemmat palvelut. Palveluita tuotetaan keskitetymmin, jolloin kaikille jäsenille voidaan tarjota yhtenäisiä, selkeitä ja paremmin hallittuja uusia digitaalisia palveluita

Uudistus mahdollistaa jäsenmaksujen kehittämisen osana järjestöuudistusta. Palveluiden keskittäminen mahdollistaa tehokkaammat ja edullisemmat palvelut – samalla rahalla enemmän

Uudistaminen vähentää sekä teknologiariskejä että jäsentiedon hallintaan liittyviä lakiriskejä. Yhdistykset omistavat edelleen jäsenyyden ja jäsentiedot – mhy-MTK-yhteisten jäsenten hallinta helpottuu

Mistä oivaan pääsee? Mistä löytyy tukea?

Kirjautuminen ja linkit ohjeisiin löytyvät osoitteesta https://www.mtk.fi/jasenrekisteri . Koulutustallenteita voit katsoa Koulutukset ovat nähtävissä https://dreambroker.com/channel/j3jmtyz5/

Puuttuvia oikeuksia voi pyytää sähköpostitse oivapalvelu@mtk.fi. Tunnukset myönnetään vain valtuutetuille jäsenvastaaville, jotka ovat suorittaneet tietosuojakoulutuksen. Jäsenet pääsevät jäsenportaaliin rekisterissä olevalla sähköpostiosoitteellaan. Huom! Jäsenvastaavien tunnukset eivät toimi sellaisenaan portaalissa. 

Yhdistys vastaa jäsentiedoistaan kuten nytkin. Jäsentiedot ovat saatavissa vain yhdistykselle, ellei toisin sovita (esim. MHYP tai MTK-keskusliitto – raportointi ja viestintä)

Kirjautuminen vanhenee tietyn ajan kuluttua, miksi?

Tietoturvasyistä kirjautumisajaksi on valittu tunnin aktiiviaika. Jos sinä aikana ei muuta/tallenna mitään, käynnistyy 5 minuutin varoitus ja yhteys katkeaa jos ei paina nappulaa

Pääseekö jäsen kirjautumaan Oivaan vain jäsentunnuksilla?

Kyllä. Samat sähköpostiosoitteeseen perustuvat tunnukset toimivat myös MTK:n www-sivuilla jäsensisältöön pääsyyn yhdellä kirjautumisella.

Voiko Mhy:n liittyvä valita Mhy:n mihin liittyy vai meneekö postinumeron perusteella

Liittyvä jäsen valitsee itse haluamansa yhdistyksen valintalistalta. Toiminne toteutetaan Mhy-www-sivuilla

Onko liittymislomake sama kaikille, myös hlöjäsenille?

On. MTK-jäsenyyslomake on suoraan sidoksissa Oivaan, Mhy-jäsenlomakkeen käsittelee ao. yhdistys.

Miten jäsen kirjautuu Oiva-jäsenpalveluportaaliin?

Jäsen kirjautuu Oiva-portaaliin jäsenrekisterin henkilökortilla olevan sähköpostiosoitteen avulla. Hän voi tilata ensimmäisellä kerralla salasanan kirjautumissivulta. Jos sähköpostisoite puuttuu tai muutetaan, pitää portaalioikeus aktivoida uudestaan - ilmoita oivapalveluun asiasta niin se hoidetaan!

Huom! Jos jäsenen sähköpostiosoite on kirjattu useammalle henkilölle henkilökortille, ei kirjautuminen ole mahdollista - jäsenellä tulee olla yksilöllinen email. Tämän voi korjata oman yhdistyksensä kautta - ylimääräinen osoite muutetaan toiseksi tai poistetaan

Onko automaattisesti sekä Mhy:n että MTK:n jäsen vai voiko valita toisen?

Jäsen jäsenöityy yhdistykseen täysin oman valintansa mukaisesti. Yhdistys päättää, hyväksytäänkö jäsenyys vai ei.

Kaikki Mhy- ja MTK-yhdistysten jäsenet ovat myös MTK:n jäseniä. MTK-yhdistyksen jäsenyys edellyttää erillistä liittymistä yhdistykseen, samoin kuin Mh-yhdistykseen liittyminen. Kaikki yhdistysten jäsenet ovat siis MTK:n jäseniä.

Ovatko kaikki MTK:n jäsenet myös MHY:n jäseniä?

Eivät ole. Jäsen voi liittyä haluamiinsa yhdistyksiin.

Miksi jäseniltä peritään erillinen edunvalvontamaksu?

Aiemmin edunvalvonnasta on maksettu yhdistyksittäin, nyt summa peritään suoraan jäseneltä tasapuolisin perustein.

Milloin jäsenedut tulevat voimaan? Miten pitkään ne ovat voimassa?

Jäsenedut tulevat voimaan, kun jäsenmaksu on maksettu. Sähköinen jäsenkortti on aina ajan tasalla. Laskun mukana tuleva paperinen jäsenkortti on voimassa seuraavaan eräpäivään asti. 


Jäsenrekisteri

Yhdistyksen yhteystiedot Oivassa.  Oikealla sarakkeessa näyttäisi olevan automaattisesti puheenjohtajan osoite. Mitä pitäisi täydentää vasempaan sarakkeeseen?

Oikean sarakkeen tiedot on tuotu Jaicomista/SilvaProsta ja on siis järjestelmiin syötetty yhdistyksen osoite. Vasempaan osoitteeseen voi kirjoittaa käyntiosoitteen, jos se eroaa laskutusosoitteesta (esim. jos laskutusosoite on postilokero-osoite). Nämä yhteystiedot tulevat myös jäsenlaskulle. Jos laskutukselle halutaan antaa jotain lisätietoa yhdistyksen yhteystietojen lisäksi, ne voidaan kirjoittaa tähän. 40 merkkiä on rajoitus paperilaskulle tulostumiseen.

Mikä merkitys yhteyshenkilötiedolla on Oivassa yhdistyksen kohdalla? 

Tähän täytetään jäsentietojen yhteyshenkilöt, joille mm. järjestelmämuutoksista tiedotetaan. Yhteyshenkilön tulee olla kontaktina Oivassa, joten nämä kentät voi muokata vain koko sivun muokkaustilassa (yläkulman MUOKKAA-nappi). Nämä henkilöt ovat vain Oiva-käytössä eikä tietoja siirretä laskulle.

Mitä tietoja Oivassa näkyy jäsenestä?

Mittavan määrän perustietoja, jäsenyydet eri yhdistyksissä, jäsenmaksuperusteet (hehtaarit, eläinyksiköt)

Miksi kaikkien jäsenten tiedot näkyvät kaikille? Miten tietosuoja toteutuu?

Jäsensihteerit näkevät Oivassa tiedon siitä, onko joku henkilö jo nyt järjestön jäsen. Näin estetään se, että yhdelle henkilölle tulee järjestelmään useampi henkilökortti. Tällä hetkellä näitä duplikaatteja vielä on, ja niitä siivotaan. Tietoja saa katsoa vain tässä tarkoituksessa, ei huvikseen.

Tietosuojalain (GDPR) mukaisesti henkilötietoja saa käsitellä vain silloin, kun se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen kannalta. Järjestön jäsenyyden tarkistaminen on tarpeellista.

Lisäksi lain mukaan käsiteltävien henkilötietojen on oltava

  • asianmukaisia eli kerättyjen tietojen on oltava sellaisia tietoja, joilla kyetään täyttämään määritelty käyttötarkoitus
  • olennaisia eli kerätyillä henkilötiedoilla on oltava selkeä yhteys määriteltyyn käyttötarkoitukseen ja
  • rajoitettuja eli välttämättömiä määritellyn henkilötietojen käyttötarkoituksen kannalta.

Nämä on huomioitu tietojen näkyvyydessä, ja järjestön jäsenistä näytetään vain välttämättömät nimi- ja osoitetiedot jäsenhallinnan tarpeisiin.

Jos henkilö on monessa eri yrityksessä, yhtiössä, tilalla, ym. onko hän vain kertaalleen Oivassa?

Kyllä, jäsenyydet liitetään henkilöön sidoksilla

Näenkö jäsensihteerinä Oivasta jostakin kohdin, mitkä y-tunnukset ovat ko. tilan takana/yhdistettynä mihinkin tilaan?

Jäsenyyden tunnistetiedoissa on jäsenyyden Y-tunnus. Jos jäsen on tila, näkyy tämä y-tunnus tilan tiedoissa. Voit hakea myös tällä tiedolla tiettyä jäsenyyttä. Usein tilan nimi on sama kuin henkilön nimi. Henkilön kortilla ei ole Y-tunnusta vaan syntymäaika/hetu (piilotettuna). 

Mitä jos tilalla on useampi Y-tunnus?

Jokaiselle Y-tunnukselle on oma jäsenyys. Jos esimerkiksi kuolinpesä on jäsen, liitetään henkilö sidoksella tähän jäsenyyteen vastuuhenkilönä, osakkaana tai muuna yhteyshenkilönä.

Mikä on jatkossa jäsennumero?

Tilojen jäsennumerot säilyvät ennallaan. Jokaisella henkilöllä on jatkossa oma jäsennumero. Henkilön jäsenyystilat liitetään henkilöön sidoksella. Jatkossa uusien jäsenten jäsennumerot tulevat automaattisesti järjestelmästä.

Mihin Y-tunnuksia ja tilatunnuksia tarvitaan?

Tunnuksia tarvitaan jäsenyyksien yhdistämiseen. Tavoitteena on yhtenäinen jäsenyys niin, että henkilö on vain kerran rekisterissä ja hänen jäsenyytensä ovat linkkeinä henkilöön - olkoon yhdistys MTK- tai mh-yhdistys. Osa MTK Hankinnat oy:n palveluista on tarjolla vain Y-tunnuksellisille. Y-tunnuksen voi hankkia patentti- ja rekisterihallituksesta esimerkiksi perustamalla toiminimen (www.prh.fi)

Y-tunnus puuttui ja lisäsin sen, yhdistyvätkö jäsenyydet nyt?

Yhdistyminen ei ole automaattista.

Mhy-jäsenten Y-tunnukset voi lisätä ja korjata SilvaProhon, josta ne tulevat Oivaan automaattisesti. Jos jäsenellä on jo Oivassa eri Y-tunnus, ei SilvaPro-tieto ylikirjoita sitä vaan siitä lähetetään poikkeamailmoitus jäsenvastaavalle. 

Y-tunnuksia voi korjata ja lisätä myös Oivassa, ja tässä on oltava hyvin tarkkana. Lue käyttöohje sivu 9 tarkkaan! Olemassaolevan yrityksen tietoja ei saa muuttaa toisiksi, sillä yritys/tila voi olla sidoksilla kiinni useisiin tahoihin - henkilöihin, yhdistyksiin jne. Jos olet yhtään epävarma, lähetä korjauspyyntö sähköpostitse oivapalvelu@mtk.fi. 

Ylläpito yhdistää jäsenyyksiä sitä mukaa, kuin yhteisiä Y-tunnuksia tai korjauspyyntöjä tulee. Jäsenvastaavat eivät voi tätä tehdä, sillä jäsenyys koskettaa monesti useampaa yhdistystä. Yhdistämispyynnöt pitää myös lähettää ylläpidolle. 

Yhdistettäville jäsenille lähetetyistä laskuista voi tehdä hyvityslaskun, ja ylläpito aktivoi uudelleenlaskutuksen yhdistämisen jälkeen. Jos siis jäsenelle on mennyt kaksi laskua yhden sijaan, tee hyvityslasku ja lähetä yhdistämispyyntö ylläpidolle. He lähettävät uuden laskun.

Kenellä kaikilla on oikeus päästä muuttamaan yhdistyksen jäsenten tietoja (mhy1, mhy2, mtk, tuottajayhdistys, vai kaikki)

Yhdistyksen jäsenten tietoja voi muuttaa yhdistyksen siihen valtuuttama henkilö (jäsensihteeri, jäsenvastaava, sihteeri, toiminnanjohtaja). Mikäli jäsen on useamman yhdistyksen jäsen, perustietoja (osoite, puhelin, email) voi muuttaa jokaisen jäsenen yhdistyksen jäsenvastaava. Näkyvyys muiden yhdistysten tietoihin on rajoitettu

Jos joku yhdistyksen ulkopuolinen taho pääsee ensi vuonna ”kopeloimaan” mhy:n jäsenten tietoja, niin onko varmaa, että yhdistyksen rekisteri ei ole enempää sekaisin kuin nyt

Pääsy yhdistyskohtaisiin tietoihin on vain oman yhdistyksen henkilöillä. Yleisiä tietoja käsitellessä koulutetaan huolellisuuteen ja tarkkaavaisuuteen. Yhdistyksen rekisteritiedon laatu todennäköisesti paranee ja yhtenäistyy. Lähtökohta on kokonaisjäsenyys mhy- tai MTK-yhdistyksen kautta

Miltä ajankohdalta Ruokaviraston tiedot ovat?

Mahdollisimman tuoreet, tarkkaa päivämäärää ei aina ole tiedossa.

Ruokaviraston tieto tulee jäsenen kohdalle tiedoksi, jäsenvastaava voi päättää laskutusperusteen tarkemman tiedon perusteella. Tällä hetkellä ruokaviraston tietoa ei kopoioida suoraan laskutustiedoksi, jos jäsensihteeri on sen jo aiemmin asettanut.

Nyt käytössä olevat Ruokaviraston tiedot perustuvat pääosin "Luonnonhaittakorvauksen kotieläinkorotuksen mukaiseen eläinmäärät vuodelta 2019" -aineistoon (eläinmäärissä koko vuoden keskiarvo) . Tietoja on lisäksi saatu myös Eläinrekisteristä 1.4.2020 tilanteen mukaisesti. Tietoja on saatu vain niille tiloille, joiden Oivassa olevat tiedot on pystytty yhdistämään Ruokaviraston tietoihin.

Ruokaviraston tietoja haetaan aika-ajoin ja niitä päivitetään niitä Oivaan. Tiedotamme niistä erikseen, kun uusia tietoja saadaan. Tietopyyntöhakemusten käsittelyaika on pitkä (useita kuukausia), joten ennen kevään laskutusta uutta tietoa ei ole tulossa.

Saako jäsen jäsenetuja käyttöönsä ennen kuin lasku on maksettu?

Ei saa. Jäsenkorttia saavat käyttää vain maksaneet jäsenet. Sähköisen jäsenkortin saa välittömästi, kun maksu on kirjautunut ja se on automaattisesti voimassa aina eräpäivään asti.

Mikä on osakas- jäsenlaji

Osakas-jäsenlajissa jäsen voi olla esimerkiksi kuolinpesän, metsäyhtymän tai maatalousyhtymän osakas. Osakkaalle ei lähde erillistä jäsenmaksulaskua, vaan se lähetetään vastuuhenkilölle. Jos yhdistys haluaa laskuttaa osakkaita, voi jäsenlajiksi valita kannatusjäsen (Mhy) tai henkilöjäsen (MTK).

Mitä tarkoittaa tieto "hallintaoikeus"?

Henkilön voi liittää tilaan ja merkitä tiedon "hallintaoikeus" jos esim. sukupolvenvaihdoksessa tai myynnissä tilalle jätetään henkilölle hallintaoikeus. Tämä on merkittävä tieto esim. tilan myynnissä tai vuokrauksessa.

Näkeekö jäsensihteeri /toimihenkilö toisen yhdistyksen jäsenyyttä?

Sekä MTK-yhdistyksen jäsensihteeri että metsänhoitoyhdistyksen toimihenkilöt näkevät, missä muissa yhdistys jäsen on jäsenenä. Oivasta voi hakea koko järjestön jäsenkunnasta

Jos kahdella tilalla on sama, yhteinen sähköpostiosoite, herjaako järjestelmä?

Jos sähköpostiosoite on jo järjestelmässä, järjestelmä antaa virheilmoituksen.

Siirtyvätkö historiatiedot Jaicomista Oivaan?

Kyllä, henkilöiden tiedot luottamustoimista, ansiomerkeistä sekä jäsenmaksuista on siirretty Oivaan.

Pystyykö henkilöjäsenen muuttamaan suoraan vastuuhenkilöksi ja lisäämään tähän tilatiedot?

Kyllä, henkilöjäsenen jäsenlajin pystyy muuttamaan vastuuhenkilöksi. Toiminto onnistuu painamalla ” Lisää vastuuhenkilöksi”-painiketta tilan tiedoissa.

Onko henkilötunnus pakollinen jäseneksi liittymislomakkeella?

Henkilötunnus ei ole pakollinen, mutta sen voi laittaa järjestelmään tietojen hallinnan varmistamiseksi ja tunnistusta varten. Henkilötunnus ei näy yleisesti jäsenvastaaville, mutta sillä voi hakea jäsentietoa.

Kun Oivaan haetaan nyt Ruokavirastosta kotieläinyksiköt, niin tuleeko samalla päivitettyä tuotantosuunta?

Tuotantosuunnat siirretään Jaicomista sellaisenaan - toki niitä on jonkin verran yhdistelty ja järkeistetty. Tuotantosuuntia ei voi automaattisesti arvata, kyllä se jää yhdistyksen tehtäväksi.

Pystynkö jostain Oivassa näkemään jäsenen eläinyksikkö-lukeman "taakse", eli mistä eläimistä ja millaisesta määrästä nuo yksiköt ovat tulleet?

Ei, saamme ruokavirastosta vain kokonaislukumäärän. Eläinyksikkömäärä perustuu Valtioneuvoston asetukseen eläinyksiköistä https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2015/20150045 erotuksella, että siipikarja otetaan huomioon vain 50%.

Tai mitä se kehotus tarkastaa jäsenten eläinyksiköt tarkoitti? Miten tarkastaminen siis tulisi käytännössä tehdä? Miten tarkastaa, jos ei näe mistä/miten lukema muodostuu?

Jäsenmaksujen tarkastuslistalla on listattuna tiedossa olevat eläinyksikkötiedot. Näitä voi tarkastella silmämääräisesti, ja jos esim. huomaa eläintilalta ne puuttuvan, täytyy ne todennäköisesti kysyä suoraan tilalta.

Siirtyvätkö tilojen muutostiedot automaattisesti Oivaan SilvaProsta?

Muutostiedot siirtyvät Oivaan joka yö.

Mitä jos tiedoissa on eroja Oiva-SilvaPro?

Tietohuollon yhteysosoitteeseen lähetetään sähköpostitse kooste eroista (esimerkki alla). Jäsenvastaavan pitää yhtenäistää tiedot rekistereihin - korjata väärät tiedot oikeiksi siinä järjestelmässä, jossa virhe on.

Jos asiakkuuden nimessä on eroja, käytetään nimenä aina yrityksen virallista nimeä. Jäsenillä on usein asiakkuuden nimenä esim. tilan nimi, joka ei ole sinänsä virallinen. Oikean nimen voi etsiä Y-tunnuksen perusteella PRH:n tietokannasta https://tietopalvelu.ytj.fi/yrityshaku.aspx?kielikoodi=1 .

Muiden kenttien osalta pitää käyttää ihan normaalia maalaisjärkeä ja tutkia, mikä on oikea tieto. 

 

Jos on sihteeri useammassa yhdistyksessä näkyykö kaikki yhdistykset

Jokaiselle yhdistykselle tarvitaan oma käyttäjätunnuksensa. Sama sähköpostiosoite käy kyllä. Ota yhteyttä oivapalvelu@mtk.fi jos oikeuksia puuttuu.

Missä näkyvät ne Ruokaviraston vertailuhehtaarit

Laskutustiedoissa, varsinaisen laskutusarvon vieressä. Tiedot voi yhtenäistää parhaan tiedon perusteella.

Kun painan TAKAISIN-nappia, joudun jollekin listalle

Tämä on tunnistettu asia: nappi ohjaa koko järjestön jäsenlistalle. Järjestön jäsenten perustietolista (nimi, osoite) on käytettävissä haulla päällekkäisten jäsenyyksien muodostumisen estämiseksi. 

Käytä selaimen takaisin-nappia, se toimii oikein. TAKAISIN-nappi poistetaan käytöstä. 


Laskutus

Mikä on laskutusaikataulu 2021?

 

Miten laskutuksen perusjutut toimivat?

Katso tästä koulutusmateriaali (tallenne tulossa).

Miltä lasku näyttää?

Postitse lähetettävän laskun ja koko liiteviestin esimerkin voit ladata tästä. 

Näkyykö laskulla yhdistyksen osuus?

Laskulla näkyy jäsenen jäsenmaksu kokonaisuutenaan. Eri yhdistysten tai edunvalvontamaksun osuuksia ei ole eritelty nyt kuten aiemminkaan. Maksun muodostumisperusteet ovat laskulla (hehtaarit ym.).

Erittely näkyy sekä Oivassa jäsensihteerille että jäsenportaalissa jäsenille toisin kuin ennen, jolloin keskusliiton osuutta ei esitetty jäsenelle lainkaan.

Keneen MTK:ssa Mhy:n jäsenvastaava voi olla tarvittaessa yhteydessä laskutusepäselvyyksissä?

Mieluiten sähköpostitse oivapalvelu@mtk.fi ja jatkossa Oivan palvelupyyntönä. 

Miten laskulle vaihdetaan laskun saajan yhteyshenkilö?

Yhteyshenkilöä voi muuttaa yrityksen/tilan kortilla. Laskutusyhteyshenkilön pitää olla liitetty sidoksella tilaan. Muutosta varten ota koko yritys/tilakortti muokkaustilaan ja vaihda Laskun kontaktihenkilö valintalistalta. Oivan käyttöohje neuvoo asian yksityiskohtaisesti.

Miten jäsenmaksut lisätään tai määritellään?

Yhdistyksen jäsenvastaava voi määritellä yhdistyksen päättämät jäsenmaksusummat yhteisten periaatteiden ja maksuluokkien mukaisesti (esim. pelkkä perusmaksu tai liiketoimintaan perustuva, pelto- tai metsähehtaarit). Henkilöjäsenmaksun voi määritellä vapaasti. Maksuperusteita ei voi muuttaa

Laskulla näkyy kaksi metsähehtaaritietoa, tuleeko jäsenelle tuplalasku?

MTK-Mhy-yhteisjäsenille kirjataan laskutukseen näkyviin molempiin yhdistyksiin ilmoitettu metsämäärä. Edunvalvontamaksuun tämä ei vaikuta, sillä se on tasamaksu jos metsää ylipäätään on. Mh-yhdistyksen jäsenmaksulaskutuksessa huomioidaan vain Mhy:lle ilmoitettu metsämäärä. Lasku muodostuu siis oikein. 

Kuka lähettää laskun? Mistä lasku tulee jos kaikki on samassa laskussa?

Laskut lähtevät automaattisesti järjestelmästä määräpäivänä. Laskun voi lähettää myös käsin helposti. Rästilaskut lähtevät myös automaattisesti, ja jäsenmaksutilanne näkyy järjestelmässä ajantasaisesti.

Laskutustiedot olivat väärin. Miten tehdään hyvityslasku?

Mene laskulle, paina "luo hyvityslasku" ja tallenna. Tällöin muodostuu samanlainen lasku miinusmerkkisenä ja alkuperäinen lasku kumoutuu, lasku ei lähde erikseen mihinkään. Kehota jäsentä tuhoamaan vanha lasku, vaihda sen jälkeen tiedot oikeiksi ja lähetä uusi lasku.

Jäsenelle meni erilliset laskut Mhy:ltä ja MTK:lta, mitä tehdään?

Jäsenyys ei ole yhdistynyt automaattisesti. Tämä johtuu eroista jäsentiedoissa - Y-tunnus on puuttunut, osoite on ollut eri tms. Molemmat laskut kannattaa hyvittää ja korjata tietoja mahdollisuuksien mukaan. Jäsenyyksien yhdistämisen ja uuden laskun aktivoinnin voi pyytää ylläpidolta oivapalvelu@mtk.fi. 

Onko maksumuistuksessa muistutusmaksu lisättynä?

Rästilaskusta peritään 5 euron viivästymismaksu.

Tuleeko rästilistat automaattisesti sihteereille?

Rästilistat ovat aina näkyvissä Oivassa päivän tilanteen mukaisina. Ne päivittyvät joka yö.

Kuka tekee epäselvien jäsenmaksujen reklamaatiot jatkossa

Laskusta jäsenmaksuista lähetetään hälytys yhdistyksen jäsenvastaavalle (toimistovastaava poikkeavista / sihteeri / jäsensihteeri). Myös keskusliiton jäsenhenkilöstö voi auttaa tässä. Rästilaskut lähtevät automaattisesti eräpäivän jälkeen, jos niitä ei ole kirjautunut maksetuksi. Oiva-palvelun pääkäyttäjä voi auttaa jäsenvastaavia ja kehittää palvelua jäsenen näkökulmasta.

Kuinka pitkä yhdistyksen viesti laskulla voi suunnitelmien mukaan olla?

Kenttään mahtuu 500 merkin viesti välilyönteineen. Viesti voi olla enintään 11 riviä korkea, ja tämän takia ylimääräiset rivinvaihdot poistetaan automaattisesti viestiltä.

Tarve lähettää pdf-liitetiedostoja on tunnistettu ja sitä kartoitetaan jatkossa. Tällä hetkellä liitetiedostojen lähettäminen ei ole mahdollista.

Tekstin paikka löytyy yhdistyksen kortilta, ja jäsenyhdistysten viestit tulostuvat peräkkäin liitesivulle. 

Mitä keskusliitto viestii laskun mukana?

Keskusliiton viestissä kerrotaan yleisesti järjestö- ja jäsenmaksu-uudistuksesta. Voit lukea laskun mukana menevän liitteen tästä. 

Onko vakioteksteille paikkaa? Esim. Maksamalla jäsenmaksun ajoissa, saat kaikki edut käyttöösi

On, laskulomakkeessa

Saako laskun lähetetty verkkolaskuna

Kyllä, myös sähköpostina tai paperilla. Laskun voi maksaa myös Oivan kautta.

Voiko jäsen muuttaa itse laskutustapaansa (esim. e-mail, e-lasku)?

Kyllä voi, portaalista. Laskutustapa valitaan omista tiedoista.

Miten maksustatus synkronoituu Mhy:n metsäjärjestelmiin?

Maksutiedot toimitetaan Oivasta automaattisesti sovituin aikavälein selkeässä tiedostoformaatissa käytettäväksi missä vain metsäjärjestelmässä. Metsäjärjestelmät voivat lukea tiedon sisään sovitusti, teknologinen ratkaisu tulee tehdä metsäjärjestelmittäin.

Saako yhdistys jäsenmaksun yhdellä kertaa?

Maksulle on suunniteltu mahdollisuutta valita se myös kahdessa erässä. Jäsen päättää asian itse.

Milloin jäsenmaksutulot tilitetään yhdistykselle?

Rahat tilittyvät yhdistykselle eräpäivän jälkeen viikottain, torstaisin. Varsinaisen jäsenmaksuajan ulkopuolella tilityssykli on harvempi

Mitä jos jäsen maksaa vain osan laskusta?

Lasku ei kirjaudu maksetuksi vaan menee virhejonoon. Jäsenyys ei toteudu, ennen kuin koko maksu on maksettu. Jos jäsen on useamman yhdistyksen jäsen, voidaan tarvittaessa jäsenen kanssa neuvotella, minkä jäsenyyden hän haluaa säilyttää

Voiko jäsenvastaava itse korjata virheellisen laskun (maksuperusteiden korjaus, hyvityslasku+uusi lasku)?

Voi

Miten yli 400 € jäsenmaksu käsitellään eli jaetaanko automaattisesti kahteen erään vai saako jäsen valita?

Jäsen valitsee tämän itse. Aluksi kaikki laskut lähtevät automaattisesti yhdessä erässä. Yhdistyksen jäsenvastaava voi kuitenkin asettaa jaon päälle jäsenen pyynnöstä.

Pystyykö jäsen itse päivittämään maksuperustetietoja

Ei voi, sen tekee jäsenvastaava tai metsätoimihenkilö pyynnöstä.

Missä ja miten jäsenmaksujen reskontraa hallitaan ja seurataan?

Jäsenmaksujen reskontratieto on aina nähtävissä Oivasta ajantasaisesti. Yhdistystilitysten yhteydessä maksun mukana toimitetaan liitteenä tieto siitä, kenen jäsenmaksut ao. maksuerässä on tilitetty. Tarvittaessa jäsenvastaava voi ottaa itse OIvasta raportin reskontratilanteesta erikseen

Mistä näen yhdistykselle tilitetyt varat?

Jäsensihteerillä on käytettävissään raportti tätä varten. Maksatusraportin hakuun tarvittava CRM ID löytyy tältä listalta.

Voiko Mhy-jäsenten jäsenmaksut yhdistää jatkossakin?

Jäsenmaksuja on aiemmin yhdistetty esim. perheenjäsenten kesken, vaikka yritystoiminta on ollut erillistä. Esimerkiksi molemmilla puolisoilla on voinut olla omat metsätilansa, joiden jäsenyys on yhdistetty

Metsänhoitoyhdistyslain ja yhdistysten sääntöjen mukaan tällainen yhdistäminen ei ole mahdollista, vaan jäsenyydet syntyvät Y-tunnuksittain, samoin jäsenmaksulaskut. Tällä hetkellä esimerkiksi kahden yrityksen metsäsertifioinnit tulevat yhden jäsenyyden kautta, jatkossa jokainen sertifiointi edellyttää oman jäsenyytensä.

Verottaja on kuitenkin linjannut puolisoiden verotuksesta yhtymän tavoin, jolloin puolisoiden omistuksille on muodostettu yhteinen, yksi Y-tunnus. Tällaiselle jäsenyydelle voidaan lähettää yksi, yhteinen lasku

Yhdistyksissä on esitetty riskiksi jäsenkato, jota voi ehkäistä asiakkuuteen liittyvillä eduilla. Nämä ovat mahdollisia lain ja sääntöjen kannalta

Onnistuuko jäsenlaskun jako kahteen osaan sen jälkeen kun laskut on lähetetty?

Ei voi, vaan pitää tehdä hyvityslasku alkuperäiselle laskulle ja lähettää uusi jaettuna.

Tuottajayhdistyksellä on aika paljon jäseniä, joilla on vain metsähehtaarit ilman peltohehtaareja. Miten näiden tilojen jäsenmaksu muodostuu?

Metsähehtaarit ovat jäsenen tiedoissa. Tuottajayhdistys ei voi velottaa jäsenmaksua metsähehtaarien kautta, mutta edunvalvontamaksu niistä hehtaareista peritään. Jäsenmaksulle kannattaa määrittää.

Sukupolvenvaihdos - kun jäsenmaksun maksanut jäsen Matti ja Maija Metsänomistaja luopuvat ja luovuttavat tilat seuraavalle polvelle niin miten saamme siirrettyä maksetun jäsenmaksun "statuksen" tälle perilliselle. Eli saaja ei maksa tältä vuodelta jäsenmaksua koskapa vanhemmat ovat sen jo maksaneet.

Tilalle voidaan luoda uusi vastuuhenkilö, ja siirtää näin tila uudelle sukupolvelle. Vanhat henkilöt voidaan poistaa sidokselta. Laskutustiedoissa varmistetaan, että seuraava lasku lähtee vasta tulevana vuonna. 

Saako laskun mukaan lisättyä erillisen infokirjeen, jossa kerrotaan esim. jäseneduista ja ajankohtaisista metsäasioista

Yhdistys voi liittää haluamansa tekstin yhdistyksen tietokortille, josta se tulostetaan laskun mukaan. Infokirje ei voi olla Word- tai, PDF-muotoinen, vaan ainoastaan tietokortille kirjoittaminen on mahdollista. Tässä vaiheessa infokirjeen layoutia ei voi muokata vapaasti, vaan käytetään yhtenäistä viestipohjaa.

Onnistuuko hyvityslaskun teko, jos jäsen eroaa jäsenyydestään?

Onnistuu helposti napilla ”Tee hyvityslasku”. Yhdistys voi päättää hyvittääkö se jäsenmaksujaan eroamistapauksessa vai ei.

Voiko hyvityslaskun tehdä tietylle euromäärälle? Jos on pienennetty esim. pinta-aloja?

Hyvityslasku tehdään aina alkuperäiselle, jo jäsenelle lähteneelle laskulle. Tietojen muuttamisen jälkeen voidaan klikata sitten uusi lasku oikeilla summilla.

Pystyykö metsähoitoyhdistys määrittelemään perusmaksun + ha-luokittaisen maksun?

Yhdistyksen osalta kyllä, sovituissa hehtaariluokissa. Edunvalvontamaksut lasketaan automaattisesti järjestelmässä. Edunvalvontamaksut metsän alueella ovat 12 e yleinen osa + 6 e (Etelä-Suomi), 3 e (Pohjois-Suomi) tai 0€ (muutama lapin kunta).

Mitä tehdään, jos jäsen maksaa laskunsa suoraan yhdistyksen tilille?

Mhy:n pitää maksaa summa edelleen jäsenen tiedoilla (viitenumero riittää) oikealle jäsenmaksutilille, josta se jakautuu oikein. Viitenumero löytyy jäsenen laskulta. Asia käytiin läpi Mhy-tilien kanssa.

Kuka tekee nämä korjauslaskut, hyvityslaskut ja uudet laskut (mhy)?

Ensimmäisen laskutuksen aikana keskusliitossa on tukea ja turvaa näiden luomiseen. Käytännön vastuu on kuitenkin aina yhdistyksellä.

Iäkkäät (syrjäkylillä) asuvat metsänomistajat käyttävät pankkien maksupalveua eli tarvitsevat paperisen laskun. Se on peruspalvelu, josta ei saa rankaista jäsentä. Samalla heille jää tosite verotusta varten.

Laskun voi aina tulostaa jäsenportaalista. Nykyisin lähes poikkeuksetta paperilaskussa on lisämaksu. Asia on kuitenkin järjestöpoliittinen, joten valtuuskunta/johtokunta sen aikanaan päättää.

Kuka on laskun saaja?

MTK/Mhy jäsenmaksujen keräilytili.

Metsänhoitoyhdistyksessä jäsenellä voi olla monta tilaa, miten se onnistuu?

Kaikkien tilojen kokonaispinta-alat on koottu jäsenen tietoihin silvapro:n tietojen perusteella. Tilatiedot ylläpidetään silvaprossa, josta mm. kokonaispinta-alat siirretään Oivaan laskutusta varten.

Meneekö lasku jo tänä vuonna verkkolaskuna jos asiakkaan tiedossa on verkkolaskuosoite?

Periaatteessa verkkolaskutus on mahdollista, mutta oletuslaskutustapa on paperilasku viestinnän toteuttamiseksi.

Voiko laskun mukana lähettää pdf-tiedostoja

Tällä hetkellä laskun mukaan ei voi liittää pdf-tiedostoja.

Miten laskut lähtevät?

Jäsenmaksulaskut lähtevät laskupäivänä Oivasta sähköisesti suoraan laskutusoperaattorille, jossa ne tulostuvat ja kuorittuvat automaattisesti.

Lähteekö paperisen laskun mukana enää minkäänlaista paperista jäsenkorttia, vai onko jäsenkortti ainoastaan sähköisenä?

Lähtee paperinen jäsenkortti laskun mukana ainakin 2021.

Jos MTK/MHY jäsen maksaa jäsenmaksun kahdessa erässä, saako mhy kuitenkin jäsenmaksunsa kerralla 1. maksuerästä?

Yhdistys saa puolet ja puolet maksujen mukaan.

Tuleeko SilvaProhon tietoa, kuka on maksanut jäsenmaksunsa

Tulee, kun jäsen on maksanut koko jäsenmaksunsa. Jäsenmaksutietojen synkronointi pankista saadaan käyttöön näillä näkymin noin 8.3. Sen jälkeen tieto alkaa päivittyä, kunhan SilvaPro pää käynnistetään. Summia ei tule näkyviin vaan tieto siitä, onko maksu maksettu vai ei.


 

Integraatiot

Kuka huolehtii jäsentietojen synkronointikuluista ja mikä on työnjako Oivan ja mhy:n välillä. Resurssi yhdistyksessä on rajallinen ja jo nykyinen syö aikaa liikaa.

Yhdistysten jäsentietoja korjataan projektissa mahdollisuuksien mukaan. Jäsentiedot (mhy-MTK-jäsenyydet) synkronoidaan Oiva-hankkeessa, tavoitteena vain yksi ilmentymä jäsenrekisterissä per henkilö. 

Päivittäisessä työssä tietojen korjaaminen SilvaPro - Oiva -välillä pitää tehdä Mh-yhdistyksissä. Tämä perustuu johtokunnan päätökseen siitä, että Mhy:n toimihenkilöt päivittävät jäsentiedot edelleen SilvaProhon, eivät suoraan Oivaan. Tietojen yhtenäistäminen on siis ao. yhdistysten vastuulla. 

Miten jäsenen Oivaan päivittämät tiedot välittyvät SilvaProhon?

Päivityksestä lähtee Mhy-jäsensihteerille ilmoitus sähköpostitse, ja hän voi päivittää SilvaProhon vastaavat tiedot

Kun SilvaProhon tallentaa uuden jäsenen tulevatko tiedot pohjaksi tänne Oivaan?

Kyllä, ne tulevat Oivaan automaattisesti. Jos jäsen on jo valmiiksi Oivassa, tästä tulee ilmoitus jäsensihteerille.

Miten pian SilvaProhon tallennettu tieto näkyy Oivassa?

Seuraavana päivänä. Silvaprosta siirtyvät uuden jäsenen tiedot automaattisesti Oivaan. Oiva tarkistaa, joko henkilö on rekisterissä. Jos jäsen muuttaa itse tietojaan Oivassa, lähetetään siitä sähköposti Mhy-jäsenvastaavalle. Hänen pitää muuttaa tiedot samanlaisiksi käsin. Tiedot päivittyvät yön kuluessa.

Siirtyvätkö tilojen muutostiedot automaattisesti Oivaan SilvaProsta?

Muutostiedot siirtyvät Oivaan joka yö.

 


 

Uudet palvelut

 

Mitä viestintäpalveluita siellä tulee olemaan?

Kohdennetut uutiskirjeet, aikataulutetut webinaarit ja materiaalin jakaminen aluksi

Löytyykö MTK-hankinnat sieltä

Kyllä, myös www.mtkhankinnat.fi

Mhy lähettää uutiskirjeitä (kuten muutakin viestintää metsäpalveluihin ja puukauppaan liittyen) myös asiakkaille, ei pelkästään jäsenille.

Asiakastietoa ei siirretä Oivaan, joten uutiskirjeitä ei voi lähettää heille – vain jäsenille. Muihi tarkoituksiin käytettävät ratkaisuthan ovat loppukädessä yhdistyksen päätöksiä. Oiva on käytössä kaikille yhteisesti ja sen kustannukset maksaa keskusliitto (edunvalvontamaksut). Tässä vaiheessa asiakkaat jäivät pois Oivasta, mutta jatkossahan voi tapahtua mitä vain. Päätös on Mhy-kentän.