Oiva - Usein kysytyt kysymykset

 

1. Mitä hyötyä uudesta järjestelmästä on

Jäsenrekisteripalveluiden uudistaminen nykyaikaisiksi jäsenpalveluiksi on toiminnallisesti, taloudellisesti ja järjestöuudistuksen kannalta tärkeää. Järjestelmä rakennetaan helppokäyttöiseksi, luotettavaksi ja nopeaksi.

Nykyisellä kustannustasolla saavutetaan huomattavan paljon laajemmat palvelut. Palveluita tuotetaan keskitetymmin, jolloin kaikille jäsenille voidaan tarjota yhtenäisiä, selkeitä ja paremmin hallittuja uusia digitaalisia palveluita.

Uudistus mahdollistaa jäsenmaksujen kehittämisen osana järjestöuudistusta. Palveluiden keskittäminen mahdollistaa tehokkaammat ja edullisemmat palvelut – samalla rahalla enemmän

Uudistaminen vähentää sekä teknologiariskejä että jäsentiedon hallintaan liittyviä lakiriskejä. Yhdistykset omistavat edelleen jäsenyyden ja jäsentiedot – mhy-MTK-yhteisten jäsenten hallinta helpottuu.

2. Mitä tietoja Oivassa näkyy jäsenestä?

Mittavan määrän perustietoja, jäsenyydet eri yhdistyksissä, jäsenmaksuperusteet (hehtaarit, eläinyksiköt).

3. Kuka lähettää laskun? Mistä lasku tulee jos kaikki on samassa laskussa?

Laskut lähtevät automaattisesti järjestelmästä määräpäivänä. Laskun voi lähettää myös käsin helposti. Rästilaskut lähtevät myös automaattisesti, ja jäsenmaksutilanne näkyy järjestelmässä ajantasaisesti.

4. Pääseekö Oivaan kirjautumaan vain jäsentunnuksilla? ​

Kyllä. Samat tunnukset toimivat myös MTK:n www-sivuilla jäsensisältöön pääsyyn yhdellä kirjautumisella.

5. Mitä viestintäpalveluita siellä tulee olemaan?

Kohdennetut uutiskirjeet, aikataulutetut webinaarit ja materiaalin jakaminen aluksi.

6. Löytyykö MTK-hankinnat sieltä​

Kyllä, myös www.mtkhankinnat.fi 

7. Jos henkilö on monessa eri yrityksessä, yhtiössä, tilalla, ym. onko hän vain kertaalleen Oivassa?​

Kyllä, jäsenyydet liitetään henkilöön sidoksilla

8. Mitä jos tilalla on useampi Y-tunnus?

Jokaiselle Y-tunnukselle on oma jäsenyys. Jos esimerkiksi kuolinpesä on jäsen, liitetään henkilö sidoksella tähän jäsenyyteen vastuuhenkilönä, osakkaana tai muuna yhteyshenkilönä.

9.- Mikä on jatkossa jäsennumero?

Tilojen jäsennumerot säilyvät ennallaan. Jokaisella henkilöllä on jatkossa oma jäsennumero. Henkilön jäsenyystilat liitetään henkilöön sidoksella. Jatkossa uusien jäsenten jäsennumerot tulevat automaattisesti järtestelmästä. 

10. Miten jäsenmaksut lisätään tai määritellään?

Yhdistyksen jäsenvastaava voi määritellä yhdistyksen päättämät jäsenmaksusummat yhteisten periaatteiden ja maksuluokkien mukaisesti (esim. pelkkä perusmaksu tai liiketoimintaan perustuva, pelto- tai metsähehtaarit). Henkilöjäsenmaksun voi määritellä vapaasti. Maksuperusteita ei voi muuttaa.

11. Mihin Y-tunnuksia ja tilatunnuksia tarvitaan?

Tunnuksia tarvitaan jäsenyyksien yhdistämiseen. Tavoitteena on yhtenäinen jäsenyys niin, että henkilö on vain kerran rekisterissä ja hänen jäsenyytensä ovat linkkeinä henkilöön - olkoon yhdistys MTK- tai mh-yhdistys. Osa MTK Hankinnat oy:n palveluista on tarjolla vain Y-tunnuksellisille. Y-tunnuksen voi hankkia patentti- ja rekisterihallituksesta esimerkiksi perustamalla toiminimen (www.prh.fi ).

12) Kuka tiedoista jatkossa vastaa

Yhdistys vastaa jäsentiedoistaan kuten nytkin. Jäsentiedot ovat saatavissa vain yhdistykselle, ellei toisin sovita (esim. MHYP tai MTK-keskusliitto – raportointi ja viestintä).

13) Kuka tekee epäselvien jäsenmaksujen reklamaatiot jatkossa

Laskusta poikkeavista jäsenmaksuista lähetetään hälytys yhdistyksen jäsenvastaavalle (toimistovastaava / sihteeri / jäsensihteeri). Myös keskusliiton jäsenhenkilöstö voi auttaa tässä. Rästilaskut lähtevät automaattisesti eräpäivän jälkeen, jos niitä ei ole kirjautunut maksetuksi. Oiva-palvelun pääkäyttäjä voi auttaa jäsenvastaavia ja kehittää palvelua jäsenen näkökulmasta.

14) Kenellä kaikilla on oikeus päästä muuttamaan yhdistyksen jäsenten tietoja (mhy1, mhy2, mtk, tuottajayhdistys, vai kaikki)

Yhdistyksen jäsenten tietoja voi muuttaa yhdistyksen siihen valtuuttama henkilö (jäsensihteeri, jäsenvastaava, sihteeri, toiminnanjohtaja). Mikäli jäsen on useamman yhdistyksen jäsen, perustietoja (osoite, puhelin, email) voi muuttaa jokaisen jäsenen yhdistyksen jäsenvastaava. Näkyvyys muiden yhdistysten tietoihin on rajoitettu.

15) Jos joku yhdistyksen ulkopuolinen taho pääsee ensi vuonna ”kopeloimaan” mhy:n jäsenten tietoja, niin onko varmaa, että yhdistyksen rekisteri ei ole enempää sekaisin kuin nyt

Pääsy yhdistyskohtaisiin tietoihin on vain oman yhdistyksen henkilöillä. Yleisiä tietoja käsitellessä koulutetaan huolellisuuteen ja tarkkaavaisuuteen. Yhdistyksen rekisteritiedon laatu todennäköisesti paranee ja yhtenäistyy. Lähtökohta on kokonaisjäsenyys mhy- tai MTK-yhdistyksen kautta.

16) Kuka huolehtii jäsentietojen synkronointikuluista ja mikä on työnjako Oivan ja mhy:n välillä. Resurssi yhdistyksessä on rajallinen ja jo nykyinen syö aikaa liikaa.

Yhdistysten jäsentietoja korjataan projektissa mahdollisuuksien mukaan. Jäsentiedot (mhy-MTK-jäsenyydet) synkronoidaan Oiva-hankkeessa, tavoitteena vain yksi ilmentymä jäsenrekisterissä per henkilö.

17) Miten jäsenen Oivaan päivittämät tiedot välittyvät SilvaProhon?

Päivityksestä lähtee Mhy-jäsensihteerille ilmoitus sähköpostitse, ja hän voi päivittää SilvaProhon vastaavat tiedot.

18) Voiko Mhy:n liittyvä valita Mhy:n mihin liittyy vai meneekö postinumeron perusteella

Liittyvä jäsen valitsee itse haluamansa yhdistyksen valintalistalta. Toiminne toteutetaan Mhy-www-sivuilla.

19) Onko liittymislomake sama kaikille, myös hlöjäsenille?

On. MTK-jäsenyyslomake on suoraan sidoksissa Oivaan, Mhy-jäsenlomakkeen käsittelee ao. yhdistys.

20) Kuinka pitkä yhdistyksen viesti laskulla voi suunnitelmien mukaan olla? 

Alustava suunnitelma on nyt yksi sivu. Mahdollisuuksia lähettää liitetiedostoja kartoitetaan.

21) Onko vakioteksteille paikkaa? Esim. Maksamalla jäsenmaksun ajoissa, saat kaikki edut käyttöösi

On, laskulomakkeessa

22) Saako laskun lähetetty verkkolaskuna

Kyllä, myös sähköpostina tai paperilla. Laskun voi maksaa myös Oivan kautta

23) Miten maksustatus synkronoituu Mhy:n metsäjärjestelmiin? 

Maksutiedot toimitetaan Oivasta automaattisesti sovituin aikavälein selkeässä tiedostoformaatissa käytettäväksi missä vain metsäjärjestelmässä.  Metsäjärjestelmät voivat lukea tiedon sisään sovitusti, teknologinen ratkaisu tulee tehdä metsäjärjestelmittäin.

24) Saako yhdistys jäsenmaksun yhdellä kertaa?

Maksulle on suunniteltu mahdollisuutta valita se myös kahdessa erässä. Jäsen päättää asian itse. Rahat tilittyvät yhdistykselle saman tien

25) Miltä ajankohdalta Ruokaviraston tiedot ovat?

Mahdollisimman tuoreet, tarkkaa päivämäärää ei ole tiedossa. Ruokaviraston tieto tulee jäsenen kohdalle tiedoksi, jäsenvastaava voi päättää laskutusperusteen tarkemman tiedon perusteella.

26. Mitä jos jäsen maksaa vain osan laskusta?

Lasku ei kirjaudu maksetuksi vaan menee virhejonoon. Jäsenyys ei toteudu, ennen kuin koko maksu on maksettu. Jos jäsen on useamman yhdistyksen jäsen, voidaan tarvittaessa jäsenen kanssa neuvotella, minkä jäsenyyden hän haluaa säilyttää.

27. Voiko jäsenvastaava itse korjata virheellisen laskun (maksuperusteiden korjaus, hyvityslasku+uusi lasku)?

Voi

28. Miten yli 400 € jäsenmaksu käsitellään eli jaetaanko automaattisesti kahteen erään vai saako jäsen valita?

Jäsen valitsee tämän itse. Aluksi kaikki laskut lähtevät automaattisesti yhdessä erässä. 

29. Pystyykö jäsen itse päivittämään maksuperustetietoja

Ei voi, sen tekee jäsenvastaava pyynnöstä

30. Saako jäsen jäsenetuja käyttöönsä ennen kuin lasku on maksettu?

Ei saa. Jäsenkortti lähetetään vain maksaneille jäsenille. Sähköisen jäsenkortin saa välittömästi, kun maksu on kirjautunut. 

31. Missä ja miten jäsenmaksujen reskontraa hallitaan ja seurataan?

Jäsenmaksujen reskontratieto on aina nähtävissä Oivasta ajantasaisesti. Yhdistystilitysten yhteydessä maksun mukana toimitetaan liitteenä tieto siitä, kenen jäsenmaksut ao. maksuerässä on tilitetty. Tarvittaessa jäsenvastaava voi ottaa itse OIvasta raportin reskontratilanteesta erikseen.

31. Voiko Mhy-jäsenten jäsenmaksut yhdistää jatkossakin?

Jäsenmaksuja on aiemmin yhdistetty esim. perheenjäsenten kesken, vaikka yritystoiminta on ollut erillistä. Esimerkiksi molemmilla puolisoilla on voinut olla omat metsätilansa, joiden jäsenyys on yhdistetty.

Metsänhoitoyhdistyslain ja yhdistysten sääntöjen mukaan tällainen yhdistäminen ei ole mahdollista, vaan jäsenyydet syntyvät Y-tunnuksittain, samoin jäsenmaksulaskut. Tällä hetkellä esimerkiksi kahden yrityksen metsäsertifioinnit tulevat yhden jäsenyyden kautta, jatkossa jokainen sertifiointi edellyttää oman jäsenyytensä. 

Yhdistyksissä on esitetty riskiksi jäsenkato, jota voi ehkäistä asiakkuuteen liittyvillä eduilla. Nämä ovat mahdollisia lain ja sääntöjen kannalta.