Jäsenrekisterin rekisteriseloste

MTK on ammatti- ja etujärjestö maanviljelijöille, metsänomistajille ja maaseutuyrittäjille. Rekisteriseloste koskee MTK-yhdistyksen jäsenten henkilötietojen käsittelyä. MTK-yhdistys on jäsen alueellisessa MTK-liitossa, joka on puolestaan jäsen Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:ssa.

Kunnioitamme jäsenten yksityisyydensuojaa ja olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä on se MTK-yhdistys, jonka jäsen tai potentiaalinen jäsen henkilö on.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot saatavilla kunkin yhdistyksen internet-sivuilta. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset voi lähettää sähköpostilla myös: jasenrekisteri.rekisteriseloste@mtk.fi.

Yhdistyksen toiminnasta vastaa johtokunta. Johtokunnan jäsenten yhteystiedot ovat saatavilla yhdistysrekisterin kautta.

Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Käsittelemme jäsenestä pääasiallisesti seuraavia henkilötietoja:

• Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Syntymäaika
• Y-tunnus
• Tilatunnus
• Pelto- ja metsäpinta-alat
• Eläinyksiköt
• Tuotantosuunta
• Jäsennumero
• Jäsenlaji, kuten henkilöjäsen, kunniajäsen, opiskelijajäsen, perheenjäsen
• Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot
• Jäsenyyttä koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
• Tiedot toiminnasta yhdistyksessä, kuten luottamustehtävät
• Potentiaalisen jäsenen osalta nimi ja yhteystiedot sekä mahdolliset tiedot jäsenyyksistä muissa MTK- ja metsänhoitoyhdistyksissä
• Henkilötunnus
• Muut mahdolliset jäsenmaksuperusteeseen liittyvät tekijät
• Muut yhdistyksen jäsenyyteen sekä jäsenten oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvät tiedot

Tiedot saadaan pääasiallisesti jäseneltä itseltään sekä muista metsänhoitoyhdistysten ja MTK-yhdistysten ja yhteisöjen jäsen- ja asiakasrekistereistä. Jäsentietoja käsitellään ja päivitetään osittain keskitetysti Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:n ylläpitämässä jäsenrekisterissä. Tarvittaessa tietoja hankitaan erillisen luvan perustella vuosittain maaseutuelinkeinohallinnon tietojärjestelmästä (tilatunnus ja peltopinta-alatiedot) ja Ruokavirastolta (kasvulohkojen kokonaispinta-ala, kotieläinten määrät ja tilan tilatunnus ja y-tunnus). Satunnaisesti tietojen päivittämiseen ja uusjäsenhankintaan voidaan käyttää ulkopuolisia lähteitä, kuten VRK/Väestötietojärjestelmää tai Postin osoitetietojärjestelmää varmistaaksemme, että jäsentä koskevat tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet

Henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi:

• jäsenyyden ja jäsenrekisterin ylläpitoon
• jäsenten talouspoliittiseen ja ammatilliseen edunvalvontaan sekä jäsenten sosiaalisen ja yhteiskunnallisen aseman parantamiseen
• ammatillisen järjestäytymisen edistämiseen
• neuvontaan ja koulutukseen
• jäsenetujen tarjoamiseen sekä etujen käytön edistämiseen ja valvontaan
• ammatilliseen ja muun edunvalvonnan tarpeisiin laadittavien tilastojen ja tutkimusten sekä selvitysten laatimiseen
• historiikkien laatimiseen ja ansiomerkkien myöntämiseen
• laskutukseen ja maksun valvontaan
• jäsenkirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen
• jäsenyyttä vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
• muihin yhdistyksen jäsenyyteen taikka jäsenten oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseen
• uusjäsenhankintaan
• muihin jäsenen pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

• Lakisäätäinen velvoite: Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenrekisteriä, johon merkitään jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Käsittelemme tietoja tämän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
• Suostumus: Voimme käsitellä jäsenen tietoja suostumuksen perusteella mm. tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä.
• Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja yhteystietojen ylläpitämiseksi, ammatilliseen ja talouspoliittiseen edunvalvontaan sekä niihin liittyvien tilastojen ja selvitysten laatimiseen, historiikkien kirjoittamiseen ja ansiomerkkien myöntämiseen, jäsenyyden hoitamiseen ja jäsentoiminnan kehittämiseen, jäsenkirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä suoramarkkinointiin ja uusjäsenhankintaan. Käsittelemme tietoja MTK-konsernin sisällä MTK:n alueellisissa liitoissa sekä Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:ssa edellä mainittuja tarkoituksia varten. Nämä tarkoitukset ovat toimintamme kannalta välttämättömiä ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Jäsen voi vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme jäsenen tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Jäsen voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan seuraavassa kohdassa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Markkinointia varten tietoja säilytetään tyypillisesti niin kauan kuin henkilö ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää, eivätkä tiedot ole muutoin vanhentuneet. Mikäli henkilö kieltäytyy markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin jäsenen henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös jäsenyyden tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Jäsenyyden päätyttyä säilytämme myös talouspoliittiseen edunvalvontaan liittyvien tilastojen ja selvitysten laatimiseksi tarvittavat tiedot sekä yhdistyksen historiankirjoituksen kannalta merkitykselliset tiedot.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen keräämiseen ja käsittelyyn voi vaikuttaa usein eri tavoin:

• Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Jäsenellä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Jäsenen pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
• Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen: Jäsen voi saada antamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle ottamalla yhteyttä tämän rekisteriselosteen alussa mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Edellytyksenä kuitenkin on, että kyse on tiedoista, jotka jäsen on antanut, ja niitä käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.
• Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus: Jäsen voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten painamalla sähköisen suoramarkkinointiviestin lopussa olevaa linkkiä tai ottamalla yhteyttä tämän rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.
• Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen: Jäsen voi henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun jäsen kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
• Suostumuksen peruuttaminen: Jäsen voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön taikka muilla erikseen tarjotuin keinoin. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyyn, jota tehdään esimerkiksi yhdistyslain velvoitteiden noudattamiseksi.
• Valitusoikeus: Jäsenellä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän rekisteriselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesi. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän rekisteriselosteen lopusta.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Voimme luovuttaa jäsenen henkilötietoja kolmansille osapuolille mm. alla esitetyissä tapauksissa:

• Suostumus: Voimme luovuttaa jäsenen tietoja kolmansille osapuolille, mikäli jäsen on antanut siihen suostumuksensa.
• Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Tietoja saatetaan käyttää myös huoltovarmuustoiminnassa.
• MTK-konserni: Tietoja käsitellään osittain keskitetysti MTK-konsernin sisällä. Tietoja luovutetaan MTK-liitoille sekä Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:lle esimerkiksi ammatillisen ja talouspoliittisen edunvalvonnan ja ammatillisen järjestäytymisen toimeenpanemiseksi sekä edunvalvontaan liittyvän viestinnän ja suoramarkkinoinnin lähettämistä varten. Lisäksi tietoja luovutetaan muille MTK-yhdistyksille ja metsänhoitoyhdistyksille jäsentietojen päivittämistä ja markkinointia varten. Lisäksi Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK käsittelee jäsenen tietoja myös jäsenen ottaessa käyttöön MTK:n sähköiset jäsenpalvelut.
• Tutkimus: Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.
• Suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset: Voimme luovuttaa jäsenen henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, ellei jäsen ole tätä kieltänyt.
• Oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos uskomme, että se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän rekisteriselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Emme pääasiallisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos on esimerkiksi teknisesti välttämätöntä sallia pääsy henkilötietoihin EU- tai ETA-alueen ulkopuolelta, huolehdimme riittävästä tietosuojan tasosta EU komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttämällä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käyttöoikeus on vain määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on kerätty tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

Yhteydenotot

Tähän rekisteriselosteen liittyvät tiedustelut voi lähettää rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle tai sähköpostitse osoitteeseen jasenrekisteri.rekisteriseloste@mtk.fi.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi